Home » ทั่วๆไป » Currently Reading:

มาผูกอุปกรณ์เยอะๆ ข้อมูลเยอะๆ เข้าด้วยกัน

May 26, 2011 ทั่วๆไป Comments

ช่วงหลังๆนี้กระแส iPad2 มาแรงเหลือเกิน หลายคนที่ผมรู้จักต่างไปถอยกันมามากมายแม้ว่าจะมี iPhone อยู่แล้ว แต่.. iPad ก็คือ iPad มันไม่ใช่ iPhone

ปัญหาที่เกิดขึ้นและถามกันบ่อยก็คือทำอย่างไรให้ข้อมูลที่เรามีอยู่ใน มือถือ iPhone เป็นข้อมูลเดียวกันกับใน iPad และ ใน computer ของเรา แม้ว่าใน iPhone จะมีตัวเลือกสำหรับการ sync ข้อมูลจำพวก email และ calendar ต่างๆก็ตาม แต่นั่นดูเหมือนจะยังไม่พอ

เพราะนอกจากจะเช็คอีเมล์แล้ว ยังต้องจดตารางนัดหมายลงปฎิทิน ทำ To Do List สิ่งที่ต้องทำ, จด note ต่างๆ, รวมไปถึงการใช้พื้นที่ในการแชร์ไฟล์ต่างๆให้กับเพื่อนร่วมงาน

วันนี้เลยจะมา review วิธีการใช้งาน iPhone iPad และ device อื่นๆ ให้มีข้อมูลที่ตรงกัน และสามารถทำงานให้ได้รวดเร็วในแบบฉบับของผมเอง โดยข้อมูลตรงนี้ต้องออกตัวก่อนว่า อาจจะไม่ใช่ดีที่สุด แต่หลังจากที่เปลี่ยน app มาเยอะ ลองมาหลายๆตัว คิดว่านี่น่าจะพอใช้ได้ที่สุด และ work ที่สุดสำหรับผมตอนนี้

หลักการง่ายๆ ในการทำให้ข้อมูลทุกอย่างตรงกันคือ นำข้อมูลทุกอย่างไปอยู่บนอินเตอร์เน็ท เพราะถ้าเราสามารถเข้าถึงอินเตอร์เน็ทได้ ไม่ว่าเราจะอยู่ไหนข้อมูลก็จะตรงกัน ซึ่งนอกจากการทำให้เห็นตรงกันแล้ว ในบางบริการเรายังสามารถเปิดให้คนอื่นเข้ามาดู และ แก้ไขได้ด้วย ซึ่งดีมากสำหรับการทำงานร่วมกับคนหลายๆคน

บริการ “ฟรี” ต่างๆที่ใช้มีดังนี้

Gmail (www.gmail.com), Google Calendar (www.google.com/calendar), Google Reader (www.google.com/reader), DropBox (www.dropbox.com), Evernote (www.evernote.com), และ Toodledo (www.toodledo.com)

ส่วน App ที่ใช้ทั้งหมด (ซึ่งมีทั้งเวอร์ชั่น iPhone และ iPad) มีดังนี้ Mail (อันนี้ของฟรีที่มากับ Apple), Informant, Reeder, DropBox และ Evernote

เริ่มจาก E-mail (POP mail + Gmail + Mail app)
เมล์ปกติที่ office จะเป็น POP mail เหมือนคนทั่วๆไป แต่ผมใช้ Gmail มาดึงข้อมูลจาก POP mail ทั้งนี้เพื่อประโยชน์สองอย่างคือ

1.พื้นที่ใช้งานของ Gmail ที่ให้ใช้แบบฟรีๆ 2GB (ถ้าใช้เกินกว่านี้ก็เสียเงินไม่แพงเลย ประมาณ 150 บาทสำหรับ 20GB ต่อ 1 ปี)

2.คือความสามารถในการเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา
จากนั้นใช้ Mail App ต่อเข้ากับ gmail นี่แหละ ทีนี้เวลามีเมล์เข้า เราก็จะสามารถเห็นได้ เขียนและตอบอีเมล์ได้ โดยอีเมล์ที่ตอบกลับ ก็จะเป็น email ของ POP mail ปกติ ไม่เป็น @gmail ตรงนี้สามารถ set ได้
ตรงนี้จะทำให้ เวลาทำงานบน computer ก็เปิด browser และเช็คเมล์ได้ ไม่ว่าจะอยู่ที่ office หรือใช้ computer ของเพื่อน และเมล์ไหนที่เราอ่านแล้ว ข้อมูลก็จะ sync ไปยัง mail app ใน iphone แจ้งว่าเราอ่านแล้วเช่นกัน

ข้อเสียสำหรับ gmail อย่างหนึ่งก็คือ กว่าเมล์จะส่งผ่านจาก pop mail มายัง gmail นั้นใช้เวลานานมาก บางครั้งต้องเข้าไปกดให้ gmail ทำการ refresh เมล์ใหม่

ตารางเวลา และ ปฎิทิน (Google Calendar + Calendar App หรือ Informant)
Google Calendar ทำให้เราสามารถจดบันทึกตารางเวลานัดหมายในแต่ละวันได้ ข้อดีของมันคือ

1. สามารถจดบันทึกได้

2. สามารถแชร์ปฎิทินของเราให้คนอื่นเห็น และ แก้ไขได้ : อนุญาตให้ทีมงาน หรือ ผู้ช่วยเราสามารถเข้ามาเพิ่มการนัดหมายได้ เมื่อเพิ่มแล้ว ข้อมูลก็จะถูกยิงไปยัง Calendar App ใน iPhone ทันที

3. สามารถเห็นปฎิทินของคนอื่นๆได้ : ดูปฎิทินของทีมงาน จะรู้ว่า วันนี้มีใครออกไปไหนบ้าง ใครติดประชุมอะไรที่ไหนเมื่อไร่

4. สามารถเพิ่ม ปฎิทิน วันและเวลาที่สำคัญได้ : เพิ่มตารางวันหยุดราชการ หรือแม้กระทั่ง ตารางแข่งขันฟุตบอล

เมื่อข้อมูลเป็นหนึ่งเดียว นอกจากเราจะรู้ตารางเวลาของคนอื่นแล้ว ทีมงานยังสามารถช่วยเพิ่มเวลานัดหมายให้เราได้ด้วย ดังนั้นหากผมอยู่ข้างนอก แล้วรับนัดลูกค้าไปแล้ว ข้อมูลก็จะขึ้นใน Google Calendar ทันที ซึ่งในเวลาเดียวกัน หากมีลูกค้ามานัดในเวลาเดียวกัน ทางทีมที่อยู่ที่ออฟฟิสจะรู้ทันที และจะไม่ทำให้เกิดนัดซ้อน

To do list สิ่งที่ต้องทำ (ToodleDo + Informant)
เนื่องจากไม่ค่อยแน่ใจเรื่อง TO DO ของ Google และ ของ Apple ที่มีอยู่ใน iCal เท่าไร่ และรู้สึกเหมือนว่าจะทำการ sync ได้ยาก มี app support น้อย เลยหาตัวกลางที่จะมาเชื่อมต่อ และตัวกลางที่ได้นั่นคือ Toodledo

Toodledo เป็นบริการจด To do list ที่ให้บริการฟรี โดยเราสามารถเขียนสิ่งที่ต้องทำ ตั้งเวลาได้ และจัดเป็นหมวดหมู่ได้ แม้ว่าตัวเว็บของ Toodledo จะดูไม่ค่อยสวยซักเท่าไร่ แต่เอาเป็นว่า เรามีเอาไว้ใช้เป็นตัวกลาง ดังนั้นก็แทบจะไม่ค่อยได้เข้าเว็บซักเท่าไร่ จะเข้าก็ทั้งแรกที่สมัครบริการ กับอีกครั้งคือเมื่อเราลืม password

สำหรับ app ที่มีไว้ใช้สำหรับ iPhone และ iPad คือ “Informant” ดังที่ได้เขียนถึงในส่วนของปฎิทินตารางนัดหมายจะเห็นว่ามีชื่อ app นี้อยู่ด้วย เนื่องจาก app นี้สามารถใช้ได้ทั้งดูตารางนัดหมาย และ สิ่งที่ต้องทำนั่นเอง

Informant สามารถ set ให้เชื่อมข้อมูลกับ Google Calendar และ To Do list จาก Toodledo ได้ และเช่นเดิม เมื่อ update ข้อมูลที่ iPhone ข้อมูลก็จะไปโผล่ที่ iPad ด้วยเช่นกัน

จริงๆมี app ที่น่าสนใจอีกหลายตัว เช่น Awesome Note หรือ Things แม้ว่าทั้งสองตัวนี้จะมี interface ที่น่าสนใจ แต่พอทดลองใช้แล้ว นอกจากจะไม่ support To do list แล้ว ยังรู้สึกว่าใช้ได้ยากๆยังไงไม่รู้ อีกตัวที่น่าสนใจคือ OmniFocus ซึ่งเป็น app ที่โด่งดังมาก่อน แต่เช่นเดิม เนื่องจากไม่ค่อยจะสามารถ sync กับระบบเว็บที่ใช้ก่อนหน้านี้ได้ และ interface ซึ่งดูจริงจังไปหน่อย เลยสรุปสุดท้ายมาใช้ Informant นี่แหละ

เครื่องมือชิ้นต่อไปที่ใช้คือ Evernote
Evernote เป็นบริการจดบันทึกที่ให้บริการฟรี (ในระดับหนึ่ง หากอยากจะใช้ option อื่นเสริมก็ต้องจ่ายเงินเพิ่ม รายละเอียดสามารถดูได้ที่ www.evernote.com) ซึ่งนอกจากจะใช้จดบันทึกในรูปแบบตัวอักษรแล้ว ยังสามารถถ่ายรูปภาพเก็บไว้ได้ หรือจะอัดเสียงก็ยิ่งสะดวกมากกว่า

Evernote ยังสามารถแชร์ สิ่งที่เราบันทึกไว้ให้คนอื่นสามารถมองเห็น และ แก้ไขได้ด้วยเช่นกัน และแม้ว่า evernote จะใช้จดบันทึก แต่ส่วนตัวก็ยังชอบจดลงกระดาษ ดังนั้นหลังจบการประชุม การถ่ายรูปกระดาษจดบันทึกผ่าน evernote ก็สามารถแชร์ให้กับคนอื่นๆได้ด้วยเช่นกัน และไม่แน่ทีมงานที่อยู่ออฟฟิสอาจจะได้รับบันทึกการประชุมก่อนจะกลับถึงที่ประชุมเสียอีก

Evernote ได้รับความสนใจอย่างต่อเนื่องแต่ดังที่สุดก็เห็นจะเป็นการเปิดตัว App ที่ให้ใช้กันแบบฟรีๆ ผ่านทาง Mac App Store ในยุคที่ยังไม่มี app ดีดีให้ดาวน์โหลดซักเท่าไร่ ซึ่งทาง Evernote เองก็รายงานว่ามีคนเข้ามาสมัครใช้งานกันเป็นจำนวนมากหลังจากมี app ให้ mac user โหลดใช้ฟรี

Dropbox อีกหนึ่งบริการที่ได้รับรางวัลจากหลายๆสถาบันและแมกกาซีนชื่อดังหลายหัว Dropbox ทำหน้าที่เป็น Hard drive ที่อยู่บนอินเตอร์เน็ท ว่ากันง่ายๆคือ เมื่อเราเก็บไฟล์อะไรก็ตามลงใน folder ชื่อ Dropbox นี้แล้ว ไฟล์ของเราจะถูกโอนเข้าไปอยู่บนอินเตอร์เน็ท ซึ่งข้อดีของมันนอกจากจะฟรีแล้ว เรายังสามารถเข้าถึงไฟล์นั้นๆจากที่ไหนก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น computer ส่วนตัว iPhone และ iPad และแน่นอน เราแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนและผู้ร่วมงานได้

บริการแบบฟรีจะมีพื้นที่ให้ 1 GB และหากต้องการพื้นที่เพิ่มก็ต้องมีค่าใช้จ่ายกันหน่อย การใช้ dropbox ทำให้การแชร์ไฟล์นั้นง่ายขึ้นมาก โดยเฉพาะการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ เพราะโปรแกรม dropbox เองจะทำการ upload ขึ้น server อย่างเงียบๆ ขณะที่เราทำงาน ไม่ได้มีแถบสีมาบอกเราว่า upload ขึ้นไปกี่เปอร์เซ็นต์แล้ว และถ้าเครื่องปิดไปก่อนที่จะ upload เสร็จ ก็ไม่ต้องมาเริ่ม upload กันใหม่ให้เสียเวลา ระบบจะทำการ upload ต่อให้เองโดยอัตโนมัติในครั้งต่อไปที่เปิดเครื่อง

Dropbox มี app สำหรับ iPhone iPad Mac และ PC แน่นอนคุณก็ยังสามารถเข้าถึงไฟล์ต่างๆผ่านเว็บด้วยเช่นกัน

เพิ่มเติมสำหรับคนที่ยังไม่แน่ใจว่า หากเรานำไฟล์ word, excel หรือ powerpoint ไปไว้ใน dropbox แล้ว อยากจะอ่านผ่าน iPhone หรือ iPad ขึ้นมา จะทำอย่างไร App อีกตัวหนึ่งที่อยากแนะนำคือ Good Reader ตัวนี้เป็น app สำหรับอ่านไฟล์แทบจะทุกประเภท รวมไปถึงความสามารถในการแตก zip ไฟล์ได้ด้วยเช่นกัน

และสุดท้ายสำหรับคนที่ชอบอ่านข่าวอัพเดทเรื่องราวใหม่ๆอยู่ตลอดเวลา แต่ต้องเสียเวลาไปวนเวียนเข้าดูตามเว็บต่างๆหลายเว็บเพื่อเก็บข้อมูล การใช้ RSS เป็นการช่วยลดเวลาในการเข้าดูเว็บซึ่งต้องเสียเวลาในการโหลดแบนเนอร์โฆษณา และรูปภาพที่ไม่ใช่เนื้อข่าวที่เราต้องการอ่านได้ การใช้บริการจาก Google Reader เป็นเครื่องมือฟรีๆ ที่ดีตัวหนึ่ง ทำให้เราสามารถสร้าง list รายชื่อของเว็บต่างๆที่เราสมัครเป็นสมาชิก RSS Feed ได้

 

จากภาพประกอบจะเห็น list รายชื่อของหลายๆเว็บที่เป็นสมาชิก จากนั้นเมื่อเราต้องการอ่านข่าว รายการข่าวทั้งหมดของทุกเว็บจะขึ้นมาให้อ่านได้โดยไม่ต้องมีโฆษณาขั้น แบนเนอร์ใหญ่ๆ และที่สำคัญไม่ต้องกดเลือกดูทีละข่าว เพราะทุกข่าวมันอยู่รวมกันหมดแล้ว

อย่างไรก็ตาม ผมใช้ Google Reader เป็นเพียงแค่เครื่องมือในการเก็บ list รายชื่อของเว็บหลายสิบเว็บที่เป็นสมาชิกอยู่เท่านั้น

เนื่องจากเรามีอุปกรณ์หลายตัว และการจะมานั่งตั้งค่าทีละตัวมันช่างเหนื่อยเสียเหลือเกิน และเกิดวันหนึ่งเราต้องการเพิ่มเว็บเข้าไปใหม่สักเว็บ เราก็ต้องไปเพิ่มในอุปกรณ์ทุกตัวที่เรามี นี่มันไม่ใช่เรื่องสนุกเอาเสียเลย

“Reeder” เป็น app ที่ใช้สำหรับดูบน iPhone และ iPad จริงๆมี app ยี่ห้ออื่นๆอีกมากมาย แต่ตัวนี้ interface สวยดี ใช้ง่าย เลยถนัดตัวนี้มากกว่า

อีกไม่นานจะมีสำหรับ Mac แต่ขณะที่ยังไม่มีนี้ ก็ให้ใช้โปรแกรมชื่อ Net News Wire ไปก่อน

อีกเหตุผลที่ต้องเลือกโปรแกรมเหล่านี้เพราะ ทั้งสองชื่อนี้เค้า support การดึง list ของ RSS จาก Google Reader ได้

ดังนั้นเมื่อรายชื่อเว็บที่อ่านประจำมีอยู่ที่เดียว เมื่อต้องการเพิ่ม หรือ ลดเว็บที่อ่าน ก็สามารถทำได้ที่เดียว จากนั้นข้อมูลจะอัพเดทให้ในอุปกรณ์ทุกตัว โดยอัตโนมัติ

ว่าจะเขียนคร่าวๆ แต่ดันยาวซะนี่ เอาเป็นว่า หากใครสนใจก็ลองทดลองใช้ลองทำดูได้ครับ บริการดีดีหาได้จากอินเตอร์เน็ทโดยไม่เสียเงินซักบาท เป็นวิธีที่ผมใช้อยู่ปัจจุบันเพื่อช่วยให้การทำงานในกรณีที่เรามีอุปกรณ์หลายตัว สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น โดยไม่เสียเวลานั่ง sync ข้อมูลให้ตรงกัน

Search This Site:



rgb72 on Facebook

คำศัพท์ Internet วันละคำ

AdSense
– ระบบการโฆษณาบน Google
— WEB101 by rgb72

72's Friends

Useful Links

Related Articles: